Tunza kumbukumbu za biashara: mali bila daftari hupotea bila taarifa

Kumbukumbu za biashara ni muhimu sana hata ukizingatia msemo wa wahenga kuwa mali bila daftari hupotea bila taarifa. Hivyo biashara bila kumbukumbu ni sawa na bure. Kumbukumbu zina umuhimu na fadia zake ni kama zifuatazo;

Mmiliki kujua faida halisi ya biashara
Faida ya biashara inatokana na mapato baada ya kutoa matumizi, hivyo ni dhahili ili kupata faida halisi mfanyabiashara anapaswa kuweka taarifa zake za mapato na matumizi kwa usahihi na kweli.

Kulipi kodi halali
Kipengele  80 cha sheria ya kodi ya mapato kinatoa nafuu kwa mlipa kodi anayetunza kumbukumbu zake za biashara. Mfanyabiashara asiyekuwa na kumbukumbu za biashara yake anaweza kudaiwa kodi kubwa kuliko stahili yako. Hivyo kumbukumbu za biashara zinasaidia kulipa kodi stahiki na sahihi.

Husaidia kufuatilia mtiririko wa biashara na mapato
Mtiririko wa biashara unahusisha mambo mengi ikiwemo ununuzi wa bidhaa, gharama za biashara, mauzo, wadeni na wadai na hata mali za biashara. Kwa hiyo, kwa mfanyabiashara kuweka kumbukumbu za biashara zitakuwezesha kujua hali na thamani ya mali, madeni na mtaji wa biashara. Hali kadhalika, mtiririko wa fedha. Kwa ujumla utajua thamani ya biashara yako.

Husaidia kuthibitisha au kutoa ushuhuda wa miamala ya biashara
Mwendelezo wa utunzaji kumbukumbu za biashara hufikia hatua ya kufanya ukaguzi wa mahesabu ambapo wakaguzi wa mahesabu hukagua taarifa hizo ili kutoa ripoti ya taarifa za fedha. Nyaraka zilizotunzwa vizuri mfano, stakabadhi, vocha za malipo na risiti zake ndizo zitathibitisha kuwa kweli muamala ulifanyika na malipo au maingizo ni sahihi.
Mamlaka ya Kodi nchini – TRA na hata benki huhitaji kuona nyaraka hizo hizo za biashara ili kujiridhisha wakati wa kukadiria kodi ya biashara yako hiyo.

Mahitaji ya wawekezaji
Wakati mwingine unaweza kuhitaji kuongeza nguvu/mtaji wa biashara kwa kupitia njia ya kutafuta mwekezaji au mbia, hivyo kumbukumbu ulizonazo ndizo zitakazomfanya mwekezaji au mbia kutoa maamuzi. Na wakati mwingine unaweza kutaka kuuza biashara yako, ili kujua bei au thamani ya biashara hiyo kumbukumbu lazima ziwe zimetunzwa vizuri.

Kuongeza mtaji kupitia mikopo
Watu wengi hutumia njia ya mikopo toka benki au taasisi za fedha kuongeza mtaji wa biashara. Kamwe huwezi hata kusogelea taasisi hizo kama huna kumbukumbu za biashara yako. Ili utembee kifua mbele au taasisi za fedha zikufuate zenyewe kukuomba ukope kwao, ni vyema utunze vizuri kumbukumbu za biashara yako.

Aina ya kumbukumbu za biashara
Cash book – hurekodi taarifa zinazohusiana na fedha taslimu au fedha iliyo benki kuingia (kupokea) au kutoka(kulipa)

MFANO WA CHATI YA CASH BOOK
                                     MWEKE                                               MTOE
Tarehe    Maelezo    Taslimu    Benki        Tarehe    Maelezo    Taslimu    Benki
2.4.11    Mauzo    20,000                        2.4.11    Umeme       3,000  
2.4.11    John kulipa deni      7,000            2.4.11    Usafiri       2,000  
2.4.11    Taslimu        20,000                    2.4.11    Kulipa kodi-TRA        1,500
                                                                 2.4.11    Benki    20,000  
  
  Jumla    27,000    20,000                                     Jumla    25,000    1,500
  
Salio fungia      2,000    18,500                  
                              
5.4.11    Salio anzia    2,000    18,500                  

Chati ya Cash Book ina sehemu kuu mbili yaani mweke na mtoe. Mweke ni sehemu ambayo maangizo yote ya fedha taslimu na benki huandikwa. Mtoe ni sehemu ambayo malipo au fedha iliyotoka huandikwa. Hali kadhalika, kama fedha taslimu imepelekwa benki ni lazima pande zote mbili ziandikwe, upande wa mweke na mtoe.

Mwisho wa kila siku lazima ufunge kitabu chako kwa kupata jumla ya taslimu na benki upande wa mweke na jumla ya taslimu na benki upande wa mtoe. Kisha kupata balansi fungia kwa kuchukua jumla ya upande wa mweke kutoa jumla ya upande wa mtoe. Salio fungia huandikwa upande wa mweke. Na mwisho unafungua mstari wa chini ili kurekodi miamala ya siku inayofuata, chukua salio fungia kuwa salio anzia, kisha mtiririko unaendelea(kama hapo juu).

Petty cash – hurekodi matumizi madogo madogo ya fedha taslimu katika uendeshaji wa kila siku wa biashara.
Debit and Credit note – hurekodi taarifa zisizohusu fedha taslimu. Debit note hutumika kuandika taarifa ambazo unategemea kupokea fedha (mali) na Credit note hutumika kuandika taarifa ambazo unategemea kulipa fedha (deni).
VAT Account – kwa biashara za kuuza bidhaa huwa zinakuwa na namba ya usajili ya ongezeko la kodi  - VRN, hivyo lazima uwe na akaunti maalum kwa ajili ya kodi za VAT.

Purchase day book – hurekodi taarifa za manunuzi ya bidhaa au malighafi kila siku.
Sales day book – hurekodi taarifa za mauzo
Production records – hurekodi taarifa za uzalishaji wa kila siku kwa wenye biashara za viwanda.
Bank statement – hii ni taarifa kutoka benki inayoonesha mtiririko wa miamala ya biashara yako kwa fedha zinazotoka au kuingia kwenye akaunti hiyo. Pia hurekodi makato mbalimbali kama gharama za benki. Ni lazima kila biashara kuchukua taarifa hii toka benki walau mara moja kila mwezi.

Mikataba – biashara nyingi huwa zina mikataba mfano pango, kuleta bidhaa au kuuza bidhaa au huduma. Mikataba hii ni muhimu sana kuwa kumbukumbu za biashara.

Rekodi za kompyuta – biashara zingine hutumia mfumo wa komputa hasa kupunguza kazi za makaratasi. Pia ni muhimu kuhakikisha taarifa zinaingizwa vizuri na kutunzwa sehemu mbalimbali (back up).

Inashauriwa ili uwe na kumbukumbu sahihi ni bora kuhakikisha fedha yote inaingia kwenye akaunti ya benki na matumizi yote hutoka kwenye akaunti ya benki. Hii itasaidi kudhibiti matumizi na kuleta nidhamu ya fedha.